Un changement au sein d’une entreprise n’impacte pas uniquement le décisionnaire mais l’ensemble des collaborateurs qui sont régis par celui-ci.
Par exemple, le télétravail généralisé lors de la crise sanitaire de la Covid-19 n’a pas impacté uniquement les décisionnaires, mais l’ensemble des français qui ont dû appliquer cette décision.
C’est pourquoi il est essentiel que l’ensemble des collaborateurs concernés soient inclus en amont de tous changements internes qui modifieraient les habitudes.
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Une démarche participative est une méthodologie faisant appel aux collaborateurs ou utilisateurs concernés par un changement, afin de les rendre acteurs de celui-ci. Elle apparait comme un moyen de réussir une phase de transition en s’appuyant sur l’intelligence collective et sur un encadrement porteur de sens et à l’écoute.
Sa particularité est qu’elle est évolutive : lorsqu’elle commence, nous ne connaissons pas les aboutissants. Des problématiques parfois insoupçonnées peuvent émerger, et c’est toute la richesse de cette méthodologie.
De plus, il faut garder à l’esprit que l’objectif final doit être un bénéfice collectif. Un facilitateur, souvent externe, est garant du bon déroulement de la démarche. Son rôle est de cadrer les objectifs et le processus. Il assurera son déroulement dans les conditions optimales via la neutralité, la bienveillance et la parité. Il organisera également des entretiens individuels et / ou collectifs, animera des groupes de travail afin d’obtenir de la matière sur le projet et pour ouvrir le champ des possibles.
Les démarches participatives sont fréquemment utilisées dans certaines structures, par exemple :
Lorsqu’un changement au sein d’une ville ou d’une métropole survient, celle-ci sollicite de plus en plus communément les habitants ou les utilisateurs finaux du projet. Cela permet l’émergence de nouvelles idées, solutions ou pistes d’études.
Selon le contexte (professionnel, public ou associatif) du projet, il est important de créer une équipe avec des profils contrastés et à la fois complémentaires.
Dans l’intérêt commun, la participation à un groupe doit être choisie et consentie. Des bonnes pratiques sont à adopter pour le bon déroulement de votre collaboration :
Certains acteurs pourront faire part de freins notamment dus au :
Que faire ? Valoriser les apports de chacun, donner du sens au projet
Que faire ? Fixer des objectifs réalistes et des points d’étapes
Que faire ? Expliquer en quoi le projet peut être porté aux décideurs
Que faire ? Valoriser, encourager, faire preuve de bienveillance
Que faire ? Anticiper et organiser le plus en amont possible les créneaux, adapter vous aux contraintes des participants.
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La clef principale est de choisir un facilitateur ayant une maitrise parfaite de la démarche. Son rôle est primordial car il organise, cadre, guide, écoute, analyse et interprète l’ensemble des données collectées. Il sera l’interlocuteur privilégié du projet, il devra donc être disponible, entretenir la mobilisation et sera garant du respect des délais et des intérêts communs finaux.
Le facilitateur devra faire respecter la parité, autrement dit peu importe le statut professionnel ou personnel de chacun, un participant représente une voix.
La clef secondaire est l’écoute et la bienveillance. Pour réussir à obtenir des données, la parole doit être libérée. Sans un climat de confiance, le recueil des avis de chacun est impossible. Un facilitateur externe aura davantage de facilitées à obtenir des données de qualité, car les participants se sentiront en confiance.
On obtient de nombreux bénéfices partagés entre les collaborateurs et l’entreprise.
Dans l’esprit du collectif, une démarche participative développe un sentiment d’appartenance, tout en renforçant l’image interne de la structure. L’implication des utilisateurs finaux dans l’évolution de la structure permet une meilleure acceptation des changements, ce qui inscrit les décisions et les actions dans la durée tout en renforçant l’esprit d’équipe. La démarche participative permet d’augmenter le sens au travail à travers une culture commune et partagée, tout en développant les compétences et la polyvalence des participants.
L’entreprise va bénéficier de l’intelligence collective, elle pourra faire émerger des solutions en accord avec les attentes de ses collaborateurs, tout en améliorant la compréhension du point de vue de ses participants. Cela lui permettra de viser l’amélioration continue de son fonctionnement, tout en renforçant son image interne.
Ergo Motri Santé accompagne de nombreuses entreprises chaque année dans leur processus d’évolution. Nous faisons appel à la démarche participative lorsqu’un changement pour le collectif intervient en se focalisant sur la réalité de leurs activités, afin de proposer les solutions les plus adaptés au collectif. Le but étant de faire éclore différentes solutions qui peuvent être matérielle, organisationnelle et humaine.
Nous collaborons également avec notre partenaire Nekoé pour accompagner leurs clients dans l’émergence et la conception de services orientés utilisateur. Nous partageons les mêmes objectifs finaux qui sont :
Pour conclure la démarche participative intervient lorsqu’un changement collectif clair et identifié doit être effectué, afin d’obtenir des solutions adaptées et d’en faciliter l’acceptation.