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Les outils collaboratifs sont de plus en plus présents au sein des entreprises. Ils facilitent la gestion de projet, surtout à l’ère du travail nomade qui se fait de plus en plus à distance. Le télétravail, les déplacements professionnels ou l’autonomie des horaires de travail peuvent compliquer le travail collaboratif sur un projet. De nombreux outils ont été développés dans le but de faciliter les échanges entre les collaborateurs.

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?

Les outils collaboratifs ont pour but de faciliter le partage et la transmission de l’information. Ils permettent de travailler ensemble plus efficacement et de renforcer l’esprit d’équipe, notamment lorsque les collaborateurs sont éloignés. Ils sont très utilisés dans la gestion de projet incluant plusieurs collaborateurs à distance.

Le saviez-vous ? D’après arobase.org, en 2020 tous secteurs confondus, un collaborateur reçoit 88 emails par jour en moyenne. Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour à consulter leur messagerie. Il est donc difficile d’être alerté par une demande urgente d’un collaborateur. C’est pourquoi il est conseillé d’utiliser un réseau interne permettant de dissocier les demandes externe et interne.

Quelques exemples d’outils collaboratifs :

• Les outils de visio-conférence: Skype, Teams, Zoom …
• Les outils de partage de fichier: Dropbox, Google Drive, Sharepoint, One Drive…
• Les tableaux interactifs: Board by Klaxoon, Framemo, Trello …
• Les agendas partagés: Outlook, Google agenda …
• Les messageries instantanées: Teams, Atolia …
• Les réseaux sociaux d’entreprise: blueKiwi, Workplace by Facebook…

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Quels sont leurs avantages :

 Les avantages du travail collaboratif sont :

• Gagner du temps: ne pas créer de documents déjà existant ou une énième version ;
• Limiter les déplacements: la visioconférence permet de se retrouver afin d’échanger à distance ;
• Favoriser un climat social: habitué à communiquer entre eux, les collaborateurs désamorcent plus rapidement les conflits ;
• Améliorer l’autonomie: habitué aux partages des tâches sur un même projet avec des échéances, chacun se responsabilise pour effectuer son travail dans le temps imparti.

D’après une étude menée par Ipsos / Open Mind Kfé sur le travail en entreprise, les salariés trouvent que le travail collaboratif à un effet positif à :

• 69% sur le partage des connaissances;
• 65% sur la productivité des équipes;
• 62% sur la résolution des problèmes;
• 60% sur la motivation;
• 59% sur la créativité.

Lorsque les collaborateurs sont plus efficaces, l’entreprise est elle aussi plus productive. De plus, le travail collaboratif a un effet positif sur la motivation. Cette même étude révèle que 88% des collaborateurs travaillant régulièrement en mode collaboratif se sentent motivés par leur travail, contre 41% des collaborateurs travaillant individuellement.

Quels sont leurs inconvénients :

Néanmoins les outils collaboratifs ont aussi leurs limites, étant des outils nomades il faut veiller à l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Les managers devront également être attentifs à l’égalité de la charge de travail. Ils devront porter une attention particulière à ne pas faire naître la compétitivité, un projet collaboratif réussi résulte d’un succès collectif.

D’après l’étude Ipsos/Open Mind Kfé en revanche il ressort des obstacles au développement :

• 34 % soulignent les comportements managériaux;
• 32 % l’organisation interne;
• 27 % la culture de l’entreprise.

Il est donc primordial que le responsable d’établissement ait conscience que le changement ne touchera pas uniquement la méthodologie de travail mais qu’il devra revoir la culture et l’organisation de l’entreprise également.

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Comment le(s) mettre en place ?

Lorsque le travail collaboratif est déployé alors que le fonctionnement de l’entreprise était plutôt individualisé, il est important d’inclure les collaborateurs dans la démarche. Ils pourront ainsi donner leur point de vue sur l’utilisabilité de ces outils, dans leur quotidien. De nombreuses solutions existent mais il est essentiel de choisir celles qui répondent le plus aux besoins et problématiques réelles de l’entreprise. Une TPE/PME n’aura pas forcément les mêmes besoins qu’une ETI/TGE.

Lors du déploiement, il faudra :

• Définir un socle de valeurs communes: La réussite individuelle n’est plus l’attente, il faut insuffler un nouveau souffle à vos managers et vos collaborateurs.
• Définir des projets communs: Travailler en mode projet signifie définir des objectifs atteignables et clairs, organiser les tâches, un responsable projet ou COPIL.
• Définir les outils et ressources: Lors d’un changement de méthodologie, les collaborateurs devront être outillés et guidés. Il y aura nécessairement un temps d’adaptation.
• Définir les attentes collectives: Nouvelle méthodologie, nouvelles règles. Désormais le partage de connaissance est favorisé pour s’enrichir mutuellement. Le dialogue est plus présent afin de pouvoir communiquer entre collaborateurs d’un même projet.

Une fois maitrisés les outils collaboratifs apporteront une vrai dynamique à vos projets et à vos équipes. Ils permettent une flexibilité et un suivi, surtout lorsque vos collaborateurs sont amenés à effectuer des déplacements. Le choix du bon outil est essentiel pour gagner en efficacité, la multiplication des outils peut être contre-productive.

Enfin, n’oubliez pas que les outils, ne sont que des outils. Ils sont très importants, mais ne sont pas forcément suffisants à la mise en place d’une réelle stratégie d’entreprise basée sur la collaborativité et la coopération.

Si vous souhaitez réfléchir à votre organisation interne, n’hésitez pas.

L’ergonomie, tous gagnants.